Inventaire AI Act : les 12 informations à recueillir pour chaque système.

Décrire le système et sa finalité réelle

Documentez le nom, la version, le fournisseur, les composants, la finalité prévue, les usages effectivement observés et les décisions ou contenus influencés. Un même produit peut soutenir plusieurs systèmes ou cas d’usage juridiquement distincts.

Relier l’usage aux responsabilités et aux preuves

Ajoutez le rôle de chaque entité, la qualification de risque, les données utilisées, la supervision, la journalisation, les documents disponibles, les contrats et le prochain événement de revue.

Faire vivre l’inventaire

Le registre doit évoluer avec les versions, la finalité, le fournisseur, le périmètre d’utilisateurs, les données et les incidents. Définissez des événements déclencheurs et un propriétaire responsable de la mise à jour.

Organiser la collecte sans créer un registre fantôme

La première campagne échoue souvent parce qu’elle repose sur une question trop générale : utilisez-vous de l’intelligence artificielle ? Les équipes peuvent ignorer qu’une fonction de recommandation, de classement, de transcription ou de génération est activée dans un outil courant. Il faut interroger les processus, les décisions et les fournisseurs. Les achats repèrent les contrats, la DSI les applications, les métiers les pratiques réelles et les responsables des données les flux sensibles.

Un entretien court par direction produit généralement de meilleurs résultats qu’un questionnaire envoyé sans accompagnement. Demandez où une machine propose, priorise, détecte, prédit, produit ou filtre. Relevez aussi les expérimentations, les comptes individuels et les automatisations construites par les équipes. L’objectif n’est pas de sanctionner les initiatives. Il est de rendre les usages visibles assez tôt pour décider.

Choisir la bonne granularité

Une ligne doit correspondre à une situation qui peut être qualifiée, pilotée et revue. Un assistant bureautique utilisé pour reformuler des notes internes n’a pas le même contexte qu’une fonction du même produit utilisée pour présélectionner des candidatures. À l’inverse, dupliquer une ligne pour chaque utilisateur rend le registre inutilisable. La bonne unité combine une finalité, un processus, une population exposée, une configuration et un responsable.

Conservez le lien avec le produit, le modèle et le fournisseur. Cette hiérarchie permet de mettre à jour plusieurs usages lorsqu’un composant change, tout en maintenant une analyse propre à chaque finalité. Elle aide aussi les achats et la conformité à distinguer une évolution technique sans effet métier d’une modification susceptible de changer le risque.

Exemples multisectoriels

Dans les ressources humaines, distinguez la rédaction d’une annonce, le classement des candidatures et l’évaluation d’un entretien. Dans l’industrie, séparez la maintenance prédictive d’un équipement de la vision utilisée pour contrôler un geste de sécurité. Dans la finance, un outil de synthèse documentaire ne se confond pas avec un système qui contribue à une décision de crédit. Dans une association, la génération d’une newsletter n’appelle pas la même analyse qu’un ciblage de bénéficiaires.

Pour chaque exemple, décrivez la décision finale, la marge de manœuvre humaine, les données entrantes, les personnes concernées et le résultat produit. Ces cinq informations donnent un point de départ concret à la qualification et évitent les débats abstraits sur le seul nom de la technologie.

Contrôler la qualité du registre

Mesurez la part des lignes avec un propriétaire, une finalité précise, un rôle, un niveau de risque justifié, une date de revue et un lien vers les preuves. Suivez séparément les usages inconnus ou en attente d’arbitrage. Un registre peut être complet sur le plan administratif tout en restant inutilisable si les descriptions sont vagues ou si les pièces ne sont pas accessibles.

Une revue trimestrielle globale n’est pas toujours nécessaire. Prévoyez plutôt des déclencheurs : nouvelle version, nouvelle donnée, extension à une autre population, modification de la décision, changement de fournisseur, incident, audit ou évolution réglementaire. Le responsable du système confirme alors si la qualification et les mesures restent valides.